为什么要办理领事馆加签？领事馆加签的目的是向使用文书的外国机构证实文书的真实性，避免因其怀疑文书上签字或印章是否属实而影响文书的使用。比如说，国内公证处出具出生公证书，当事人如果不办领事认证直接拿到A国使用，A国主管当局无法核实这份文书的真伪，因此将拒绝接受，A国当局会要求当事人将文书经过A驻华使（领）馆确认。而A国驻华使（领）馆也没有中国内公证处签字或印章备案，难以核实文书本身的真伪，因此又会要求文书先经中国官方机构认证，证明有关文书中出证单位的印章及官员签字属实，然后A国驻华使（领）馆再确认中国官方机构的印章、签字属实。此后A国主管当局才会接受此文书。

顾名思义，大使馆和领事馆所认证出的文件在该国家一样承认，所以出口的商业文件，在北京大使馆、上海领事馆、香港领事馆都可以一样做认证的，不同的是北京是大使馆，其它地方的是领事馆拉，有些国家在北京只有大使馆，在其它地方没有领事馆的，由于北京大使馆的权威，所以出口企业商业文件很多都是在北京加签的。

企业和个人可通过贸促会、外事办、专业的机构，由于部分使馆不接受企业和个人直接送递资料，加急的企业可找使馆所在地专业机构或公司。个人民事类，可在当地涉外公证处做成公证书形式，然后公证书交给机构或者官方机构。